Evenement organiseren

  • Wat is het

    Voor het organiseren van een evenement heeft u meestal een vergunning nodig. Soms is het voldoende om een melding te doen van uw evenement. Organiseert u een besloten evenement, bijvoorbeeld een bedrijfsfeest? Dan kan het zijn dat u een melding incidentele festiviteit moet doen. Via onderstaande knoppen kunt u een evenementenvergunning aanvragen.

    Aanvraag met DigiD

    Aanvraag met eHerkenning

  • Hoe het werkt

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Dat doet zij door te beoordelen of uw aanvraag voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Daarbij kijkt de gemeente onder andere naar:

    Daarnaast beoordeelt de gemeente of uw evenement een klein of een groot evenement is. Dit hangt af van het aantal bezoekers en het risicoprofiel van uw evenement.

  • Wat moet ik doen

    Check evenementenkalender

    Check voor u uw evenement aanvraagt de evenementenkalender(linkje naar evenementenkalender). Hierop staan alle aangekondigde en vergunde evenementen in de gemeente Baarn. Evenementen op de evenementenkalender hebben voorrang op evenementen die nog niet op de kalender staan.

    Vooraankondiging

    Een groot evenement moet u vóór 1 november van het jaar vooraf aan het jaar waarin het evenement zal plaatsvinden aankondigen. Dit doet u door een mail te sturen aan evenementen@baarn.nl met daarin een korte beschrijving van uw evenement, de voorgestelde locatie en de datum of data waarop u het evenement wilt houden.

    Aanvraag vergunning

    Een vergunningaanvraag voor een evenement doet u boven aan deze pagina met uw DigiD of met eHerkenning. Dien uw aanvraag op tijd in. Minimaal 12 weken vooraf bij een groot evenement en minimaal 8 weken vooraf bij een klein evenement. De gemeente heeft tijd nodig om te onderzoeken of uw aanvraag voldoet aan de wet- en regelgeving en deze af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties.

    Let op! Het is belangrijk om het aanvraagformulier volledig in te vullen en de gevraagde bijlagen bij te voegen. Ook als u al jaren hetzelfde evenement organiseert en hiervoor eerder een aanvraag heeft ingediend.

  • Hoe lang het duurt

    U ontvangt uw vergunning binnen 8 of 12 weken. De termijn gaat in nadat u alle benodigde informatie heeft toegestuurd. Is uw aanvraag niet compleet, dan neemt de gemeente binnen 4 weken contact met u op. Wij laten weten welke informatie u nog moet aanleveren.

  • Wat moet ik meenemen

    Om het online formulier in te kunnen vullen heeft u onder andere het volgende nodig:

    • DigiD / E-Herkenning;
    • Gegevens over uw organisatie;
    • Telefoonnummers en gegevens van contactpersonen van uw organisatie;
    • Een programma en/of draaiboek van het evenement;
    • Een plattegrond, schaal 1:100, van de opstelling en het evenemententerrein. Onderaan de pagina bij Openbare documenten staan plattegronden van de evenementenlocaties van Baarn. Deze kunt u gebruiken voor uw aanvraag;
    • Indien u tenten neer gaat zetten het brandcertificaat van deze tenten;
    • Van objecten, zoals podia, tribunes, tenten en springkussens het technische certificaat/bouwboek;
    • Bij een groot evenement een calamiteitenplan;
    • Een overzicht van de verkeersmaatregelen die getroffen moeten worden in verband met het evenement en eventueel een mobiliteitsplan;
    • Als u een ontheffing aanvraagt voor het schenken van alcoholhoudende drank: personalia van de leidinggevenden die tijdens het schenken van alcoholische dranken aanwezig zullen zijn en de diploma Sociale Hygiëne van deze personen;
    • Bij een groot muziek evenement een geluidsplan; u vraagt een ontheffing aan om geluid te mogen maken of dient een melding in voor een incidentele festiviteit (Wet milieubeheer)
    • Als u tijdens het evenement een kansspel organiseert: een begroting. Bij een loterij vragen wij ook gegevens over het aantal deelnemingsbewijzen en gegevens over de prijsbepaling;
  • Kosten

    Voor een evenementenvergunning kunnen kosten in rekening worden gebracht. Op basis van de legesverordening 2020 zijn de kosten afhankelijk van het verwachte bezoekersaantal, de duur en de benodigde ontheffingen.

    Soort vergunning/ontheffing Kosten in euro's
    Evenementenvergunning
    tot 150 gelijktijdige bezoekers € 24,60
    tot 150 gelijktijdige bezoekers, meerdere dagen € 36,90
    151-499 gelijktijdige bezoekers € 160,80
    151-499 gelijktijdige bezoekers, meerdere dagen € 241,20
    500-999 gelijktijdige bezoekers € 470,70
    500-999 gelijktijdige bezoekers, meerdere dagen € 706,05
    1000-2499 gelijktijdige bezoekers € 784,25
    1000-2499 gelijktijdige bezoekers, meerdere dagen € 1.176,40
    Meer dan 2500 gelijktijdige bezoekers € 1.568,50
    2500+ gelijktijdige bezoekers, meerdere dagen € 2.352,75
    Ontheffing geluidhinder € 61,40
    Ontheffing art. 35 Drank- en Horecawet € 87,50
    Ontheffing art. 35 Drank- en Horecawet: terugkerend evenement € 128,50

  • Contact

    Heeft u nog vragen? Of wilt u een afspraak inplannen voordat u de aanvraag doet? Neem dan contact op met team Openbare Orde en Veiligheid via telefoonnummer: 035 54 81 611 of stuur een e-mail naar evenementen@baarn.nl. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

  • Openbare documenten

  • Gerelateerd