Evenement organiseren

  • Wat is het

    Wilt u een evenement organiseren, zoals: een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente.

    Voor een klein evenement, zoals een buurtfeest of een barbecue, heeft u geen vergunning nodig. Het is dan genoeg alleen een melding te doen bij de gemeente.

    Aanvraag met DigiD

    Aanvraag met eHerkenning

  • Hoe het werkt

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

    • een maximum aantal personen;
    • een bepaalde begin- en eindtijd;
    • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
    • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
    • geen grote voorwerpen plaatsen.

    Hoe u kunt controleren welke evenementen er al gepland staan

    Op de evenementenkalender kunt u zien voor welke evenementen een vergunning is aangevraagd of verleend. U kunt de evenementenkalender downloaden onderaan deze pagina bij Openbare documenten. De kalender wordt regelmatig bijgewerkt.

  • Wat moet ik doen

    Een vergunningaanvraag voor een evenement doet u boven aan deze pagina met uw DigiD of eHerkenning. Dien uw aanvraag voor een evenementenvergunning minimaal 12 weken van tevoren in. De gemeente heeft tijd nodig om te onderzoeken of uw aanvraag voldoet aan de wet- en regelgeving en deze af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties.

    Let op! Het is belangrijk om het aanvraagformulier volledig in te vullen en de gevraagde bijlagen bij te voegen. Ook als u al jaren hetzelfde evenement organiseert en hiervoor eerder een aanvraag heeft ingediend.

    Voor het eerst aanvragen

    Als u voor het eerst een evenementenvergunning aanvraagt, doet u er verstandig aan om telefonisch contact op te nemen met team Openbare Orde en Veiligheid. U vindt de contactgegevens onderaan deze pagina. Na het doorspreken van uw plannen kunt u uw aanvraag online indienen. 

    U kunt een jaarvergunning aanvragen als u meerdere keren per jaar hetzelfde evenement organiseert.

  • Hoe lang het duurt

    U ontvangt uw vergunning binnen 8 of 12 weken. De termijn gaat in nadat u alle benodigde informatie heeft toegestuurd. Is uw aanvraag niet compleet, dan neemt de gemeente binnen 4 weken contact met u op. Wij laten weten welke informatie u nog moet aanleveren.

  • Wat moet ik meenemen

    Om het online formulier in te kunnen vullen heeft u onder andere het volgende nodig:

    • DigiD / E-Herkenning;
    • Gegevens over uw organisatie;
    • Telefoonnummers en gegevens van contactpersonen van uw organisatie;
    • Een programma en/of draaiboek van het evenement;
    • Een plattegrond, schaal 1:100, van de opstelling en het evenemententerrein. Onderaan de pagina bij Openbare documenten staan plattegronden van de evenementenlocaties van Baarn. Deze kunt u deze gebruiken voor uw aanvraag;
    • Een calamiteitenplan;
    • Een overzicht van de verkeersmaatregelen die getroffen moeten worden in verband met het evenement en een mobiliteitsplan;
    • Als u een ontheffing aanvraagt voor het schenken van alcoholhoudende drank: personalia van de leidinggevenden die tijdens het schenken van alcoholische dranken aanwezig zullen zijn;
    • Een geluidsplan;
    • Als u tijdens het evenement een kansspel organiseert: een begroting. Bij een loterij vragen wij ook gegevens over het aantal deelnemingsbewijzen en gegevens over de prijsbepaling;
    • Als er gekampeerd wordt: een gedetailleerde plattegrond van het kampeerterrein.
  • Kosten

    Voor een evenementenvergunning moet u betalen. De kosten zijn afhankelijk van de grootte van het evenement.

    Let op! Als u –afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- meerdere vergunningen en ontheffingen aanvraagt, worden voor elke vergunning of ontheffing leges geheven.

  • Contact

    Heeft u nog vragen? Of wilt u een afspraak inplannen voordat u de aanvraag doet? Neem dan contact op met team Openbare Orde en Veiligheid via telefoonnummer: 035 54 81 611 of stuur een e-mail naar evenementen@baarn.nl. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

  • Openbare documenten

  • Aanvullende informatie

    Voor bepaalde activiteiten op uw evenement moet u ook andere ontheffingen of vergunningen hebben. Bijvoorbeeld een ontheffing voor het schenken van alcohol of het stoken van vuur. Bij het plaatsen van een grote tent kan een gebruiksvergunning noodzakelijk zijn. Het kan zijn –afhankelijk van de aard van de activiteiten die u organiseert- dat u meerdere vergunningen/ontheffingen ontvangt.

    De burgemeester heeft beleidsregels vastgesteld voor evenementen. In deze regels is de vergunningsprocedure beschreven en zijn eisen opgenomen voor het houden van evenementen. Ook is vastgelegd hoeveel evenementen op welke locatie mogen plaatsvinden.

    Verder hebben burgemeester en wethouders geluidbeleidsregels vastgesteld. Hierin is beschreven hoeveel (muziek)geluid tijdens evenementen is toegestaan.

    Deze beleidsregels staan bij Openbare documenten.

  • Gerelateerd