Veelgestelde vragen - evenement in Baarn

Zorg dat u duidelijk aangeeft in de aanvraag wie de verantwoordelijke (rechts)persoon is voor het evenement. Voor de verzekering en de aansprakelijkheid maakt het uit of u dit persoonlijk bent of dat dit een rechtspersoon, zoals een stichting, vereniging of bedrijf is. Zorg ook dat de juiste bestuurders van de eventuele rechtspersoon zijn ingeschreven bij de KVK.

Op de evenementenlocaties Brink en Pekingtuin zijn diverse elektra aansluitpunten en water aansluitpunten van de gemeente. Deze zijn niet openbaar en standaard afgesloten. Bij een evenement kunt er gebruik van maken. Hiervoor dient u wel een overeenkomst af te sluiten met de gemeente. De kosten voor een kleine aansluiting zijn € 5,10 per halve dag per aansluiting en krachtstroom kost € 45,- per halve dag per aansluiting (prijzen kunnen aangepast worden aan de indexatie). Op andere locaties dient u zelf te zorgen voor de stroom, bijvoorbeeld door middel van een aggregaat. Geef dit aan op het digitale aanvraagformulier.

Gaat u tijdens de opbouw of afbouw of tijdens het evenement met auto’s rijden op plekken waar dat normaal niet mag? Dan heeft u waarschijnlijk een verkeersontheffing nodig. Geef duidelijk aan bij de aanvraag voor de evenementenvergunning, waar, wanneer en met welke auto’s u een ontheffing nodig heeft.

Soms is het nodig om een straat af te zetten, bijvoorbeeld als uw evenement op de straat plaats vindt. Ook in andere situaties kan het handig zijn om hekken te plaatsen. De gemeente heeft dranghekken en rood/witte hekken gratis beschikbaar.  Indien u hiervan gebruik wilt maken kunt u een mail sturen naar de beheerder Marcel Voorveld via m.voorveld@baarn.nl. U kunt de hekken dan zelf afhalen bij de werf en na afloop weer terugbrengen.

Het is bij evenementen verplicht om de omwonenden te informeren over uw evenement. Bedenk vooraf welke omwonenden overlast kunnen ondervinden en wat de beste manier is om hen in te lichten. Overlast kan in de vorm van geluidoverlast zijn, maar ook bijvoorbeeld parkeeroverlast.

Voor grote of risicovolle evenementen is het verstandig om beveiligers in te huren. De inzet van de politie op evenementen is de afgelopen jaren afgeschaald. Neem contact op met een professioneel beveiligingsbedrijf om te overleggen wat zij aanraden qua inzet bij uw evenement. De politie kan adviseren dat als voorwaarde voor het verkrijgen van de vergunning beveiligers moeten worden ingezet.

• Als u tijdens een evenement het verkeer tijdelijk stil wilt leggen, mensen wilt helpen met oversteken, of om andere reden verkeersregelaars op de weg wilt inzetten, heeft u verkeersregelaars nodig.
•  
• U kunt kiezen om gebruik te maken van professionele verkeersregelaars, deze hoeft u dan niet aan te melden. Als u vrijwillige evenementenverkeersregelaars in wilt zetten, dan moet u deze aanvragen en aanmelden via de website van Stichting Verkeersregelaars Nederland. 

Voor sommige evenementen is subsidie beschikbaar. Zoals bijvoorbeeld evenementen met een cultureel of sociaal-maatschappelijk doel. Bekijk hier de verschillende subsidieregelingen.